Gestion des factures laboratoire dentaire : le guide complet 2025

Chapitre 1 — Comprendre la structure d'une facture prothésiste

Une facture de laboratoire dentaire n'est pas une facture ordinaire. Elle présente des spécificités liées au secteur : nature artisanale des prestations, régime TVA particulier, référencement des travaux par numéro de patient ou de dossier.

Comprendre sa structure est le prérequis indispensable à tout contrôle efficace. Une facture prothésiste bien structurée comprend :

• L'en-tête : coordonnées émetteur + destinataire, numéro de facture, dates d'émission et d'échéance
• Le corps : liste des travaux (type de prothèse, numéro de dent, matériaux, quantité, prix unitaire)
• Le pied : total HT, TVA ventilée par taux, total TTC, coordonnées bancaires
• Les mentions légales : SIRET, numéro TVA, conditions de paiement, pénalités de retard

Chapitre 2 — Les mentions légales obligatoires en 2025

L'article L441-9 du Code de commerce liste les mentions que toute facture professionnelle doit obligatoirement contenir. Voici celles qui sont le plus souvent absentes sur les factures de laboratoires dentaires :

• Le numéro SIRET du laboratoire (14 chiffres)
• Le numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)
• La date d'échéance de paiement (pas seulement la date de facture)
• Le taux de pénalité de retard applicable
• L'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement
• L'origine et la nature des matériaux prothétiques (obligation depuis 2023)

Chapitre 3 — Procédure de vérification systématique

Pour vérifier efficacement une facture laboratoire en moins de 8 minutes, suivez cette procédure en 7 étapes :

Consultez notre guide détaillé de vérification pour le détail complet de chaque étape.

Chapitre 4 — Les 5 erreurs les plus coûteuses

Notre analyse de plus de 800 factures laboratoire révèle 5 types d'anomalies récurrentes : facturation de prothèses non livrées, mentions légales manquantes, TVA incorrecte, tarification incohérente avec le devis, doubles facturations.

Chacune de ces erreurs est détaillée avec sa méthode de détection dans notre article dédié : 5 erreurs fréquentes sur les factures laboratoire dentaire.

Chapitre 5 — Délais de paiement et réglementation LME

La Loi de Modernisation de l'Économie (LME) encadre strictement les délais de paiement inter-professionnels. Entre votre cabinet et votre laboratoire, les règles sont claires :

• Délai par défaut : 30 jours réception facture
• Délai maximal négociable : 60 jours date facture ou 45 jours fin de mois
• Pénalités de retard : automatiques, taux légal × 3
• Indemnité forfaitaire : 40 € par facture en retard

Pour tous les détails réglementaires : Délais de paiement laboratoire dentaire en 2025 : ce que dit la loi.

Chapitre 6 — Négociation des tarifs laboratoire

La négociation des tarifs avec son laboratoire est un sujet tabou dans de nombreux cabinets, alors qu'elle est non seulement légitime mais aussi potentiellement très rentable.

Quand négocier ? Lors de tout renouvellement ou renégociation annuelle, lors d'une augmentation tarifaire non justifiée, ou lorsque votre volume d'activité augmente significativement.

Leviers de négociation : volume mensuel garanti, régularité de paiement, exclusivité sur certains types de travaux, recommandations de confrères.

Éléments à documenter : votre volume d'activité sur 12 mois, le détail par type de prothèse, vos délais de paiement habituels. Un cabinet qui paye à 30 jours en moyenne est un argument commercial réel.

Chapitre 7 — Automatisation et outils numériques

Pour les cabinets traitant plus de 15 factures par mois, l'automatisation du contrôle devient indispensable pour maintenir la rigueur sans y passer des heures.

Les étapes automatisables :

• Extraction des données via OCR (lecture automatique des factures PDF)
• Rapprochement automatique avec les bons de commande
• Détection des doublons par comparaison des références
• Alertes sur les écarts tarifaires par rapport à la grille de référence
• Tableau de bord des dépenses par laboratoire et par type de prothèse

Des solutions spécialisées comme Omnicab permettent d'implémenter ces automatisations dans un environnement dentaire, avec une interface adaptée aux praticiens et assistantes. D'autres cabinets optent pour des solutions génériques (Excel avancé, logiciel comptable) selon leur volume d'activité.

Chapitre 8 — Tableau de bord de suivi des coûts

Un tableau de bord de suivi des coûts laboratoire vous permet de piloter votre activité prothétique avec précision. Les indicateurs clés à suivre mensuellement :

• Coût total laboratoire / mois et évolution sur 12 mois
• Coût moyen par type d'acte (couronne, bridge, prothèse amovible…)
• Ratio coût labo / CA prothétique (objectif : < 25 %)
• Délai moyen de traitement des factures
• Taux d'anomalies détectées sur l'ensemble des factures

Utilisez notre simulateur ROI gratuit pour calculer le coût réel de votre gestion actuelle et identifier vos axes d'amélioration prioritaires.