Comment vérifier une facture prothésiste dentaire : guide étape par étape

Vérifier une facture prothésiste, c'est une tâche que la plupart des cabinets dentaires font "en diagonale" — on compare le total avec ce qu'on a en mémoire, on signe le bon à payer, on passe à autre chose. C'est humain. Mais c'est aussi coûteux.

Ce guide vous donne une procédure de vérification complète en 7 étapes, applicable en moins de 8 minutes par facture, quelle que soit la taille de votre cabinet.

Avant de commencer : ce qu'il vous faut

Pour vérifier efficacement une facture prothésiste, assurez-vous d'avoir à portée :

• La facture reçue (papier ou PDF)
• Le ou les bons de commande correspondants
• La grille tarifaire actuelle de votre laboratoire
• Votre logiciel de gestion patient (pour croiser avec les actes posés)
• Les factures des 3 derniers mois (pour détecter les doublons)

Étape 1 — Vérifier l'en-tête et les mentions légales obligatoires

Avant même de regarder les montants, commencez par les informations administratives. Une facture incomplète est une facture potentiellement non valide d'un point de vue fiscal.

Vérifiez que la facture contient :

• La dénomination sociale et l'adresse du laboratoire émetteur
• Le numéro SIRET du laboratoire (14 chiffres)
• Le numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)
• Vos coordonnées complètes (nom du cabinet, adresse)
• Un numéro de facture unique et séquentiel
• La date d'émission et la date d'échéance
• Les conditions de paiement et les pénalités de retard applicables

Étape 2 — Contrôler la concordance avec vos bons de commande

C'est l'étape la plus importante et la plus souvent sautée. Chaque ligne de facture doit correspondre à un bon de commande que vous avez signé.

Étape 3 — Vérifier que chaque prothèse facturée a bien été posée

Ouvrez votre logiciel patient et vérifiez, pour chaque ligne de la facture, qu'un acte de pose ou d'essayage correspond bien dans votre planning ou historique patient. Attention aux cas particuliers :

• Prothèse refaite suite à défaut : la première version ne doit pas être refacturée
• Patient qui a annulé le traitement après la commande : le laboratoire peut facturer, mais vérifiez les conditions de votre accord commercial
• Prothèse en attente de pose : ne doit pas apparaître sur la facture du mois si elle n'a pas encore été livrée

Étape 4 — Contrôler les tarifs ligne par ligne

Comparez chaque tarif unitaire avec votre grille tarifaire de référence convenue avec le laboratoire. Si vous n'avez pas de grille formalisée et signée, c'est le moment de l'exiger.

Attention aux augmentations tarifaires non communiquées : légalement, une modification tarifaire doit vous être notifiée avant d'apparaître sur une facture. Une augmentation découverte à la réception de facture est contestable.

Étape 5 — Vérifier l'application de la TVA

La TVA sur les prothèses dentaires est un sujet complexe. Voici la règle simplifiée :

• Prothèses dentaires finies livrées par le laboratoire → exonération de TVA en principe (art. 261-4 du CGI)
• Réparations et petits travaux → TVA à 10 % possible
• Matériaux et fournitures vendus seuls → TVA à 20 %

Si votre facture comporte de la TVA sur des prothèses finies, demandez une explication écrite au laboratoire. Certains labos sont volontairement assujettis, mais c'est rare et doit être justifié.

Étape 6 — Rechercher les doublons

Avant de valider une facture, comparez rapidement les numéros de référence des travaux avec vos factures des 2-3 derniers mois. Un même numéro de travail ne doit jamais apparaître deux fois.

Si vous utilisez un logiciel de gestion, cette vérification peut être automatisée. Dans un tableau Excel, une simple formule RECHERCHEV suffit à détecter les doublons sur les références de travaux.

Étape 7 — Vérifier le total et les coordonnées bancaires

Étape simple mais parfois négligée : vérifiez que le total de la facture correspond bien à la somme des lignes. Puis, avant tout virement, vérifiez que les coordonnées bancaires (IBAN) correspondent à celles que vous avez en archive pour ce laboratoire.

Checklist de vérification complète

Imprimez ou sauvegardez cette checklist pour chaque vérification :

• ✅ Mentions légales complètes (SIRET, TVA, échéance, pénalités)
• ✅ Chaque ligne correspond à un bon de commande tracé
• ✅ Chaque prothèse facturée a bien été posée (vérification dossier patient)
• ✅ Tarifs concordants avec la grille de référence
• ✅ Application correcte de la TVA
• ✅ Aucun doublon avec les factures des 3 mois précédents
• ✅ Total correct et IBAN vérifié

Automatiser pour aller plus vite

Si vous traitez plus de 15 factures laboratoire par mois, cette vérification manuelle représente 2 à 3 heures mensuelles. Des solutions numériques permettent d'automatiser les étapes 1, 4, 5 et 6 via reconnaissance OCR et rapprochement automatique.

Parmi les outils spécialisés pour le secteur dentaire, Omnicab propose notamment l'extraction automatique des données de factures PDF et le rapprochement avec les bons de commande enregistrés — réduisant le temps de vérification à moins de 2 minutes par facture.

Quelle que soit votre approche — manuelle ou automatisée — l'essentiel est d'avoir une procédure systématique. Une vérification même imparfaite vaut infiniment mieux qu'aucune vérification.