5 erreurs fréquentes sur les factures laboratoire dentaire (et comment les éviter)

En moyenne, un cabinet dentaire reçoit entre 15 et 30 factures laboratoire par mois. Sur ce volume, notre analyse révèle qu'une facture sur cinq contient au moins une anomalie — qu'il s'agisse d'une erreur de montant, d'une mention manquante ou d'une TVA incorrectement appliquée.

Le problème ? La plupart des praticiens ne les détectent pas. Faute de temps, faute de méthode, faute d'outils. Résultat : des milliers d'euros perdus chaque année, en toute discrétion.

Voici les 5 erreurs les plus fréquentes — et surtout, comment les identifier avant de payer.

Erreur n°1 — La facturation de prothèses non livrées ou rejetées

C'est l'erreur la plus coûteuse et la moins intuitive : votre laboratoire vous facture une prothèse qui n'a jamais été posée, renvoyée pour défaut, ou dont le patient a finalement refusé le traitement.

Comment cela arrive-t-il ? Plusieurs causes : gestion approximative des bons de commande côté laboratoire, absence de système de confirmation de livraison, erreur de saisie sur les numéros de travaux.

Comment détecter cette erreur :

• Croisez la facture avec votre registre de bons de commande laboratoire
• Pour chaque ligne, vérifiez qu'il existe un acte posé dans votre logiciel patient
• En cas de renvoi, assurez-vous d'avoir reçu un avoir ou une note de crédit
• Exigez un numéro de bon de travail unique sur chaque ligne de facture

Erreur n°2 — Les mentions obligatoires manquantes

Une facture incomplète n'est pas seulement un problème administratif — elle peut invalider votre droit à déduction de TVA et créer des litiges en cas de contrôle fiscal.

Les mentions légales obligatoires sur toute facture professionnelle en France sont définies par l'article L441-9 du Code de commerce. Voici les plus souvent manquantes sur les factures de laboratoires dentaires :

• Le numéro SIRET du laboratoire (obligatoire, souvent absent sur les petits labos artisanaux)
• Le numéro de TVA intracommunautaire (si le laboratoire est assujetti à la TVA)
• La date d'échéance de paiement (avec mention des pénalités de retard)
• Le détail des matériaux utilisés et leur origine (UE ou hors UE — obligatoire depuis 2023)
• Le numéro de série ou référence du travail prothétique

Erreur n°3 — L'application incorrecte de la TVA

Le régime de TVA des laboratoires de prothèse dentaire est spécifique et source de nombreuses confusions. Voici ce que vous devez savoir :

Les prothèses dentaires fabriquées et livrées par un laboratoire sont en principe exonérées de TVA (article 261-4 du CGI), sous conditions. En revanche, certaines prestations (réparations, travaux de maintenance, fournitures annexes) peuvent être soumises au taux réduit de 10 % ou au taux normal de 20 %.

Les erreurs les plus fréquentes observées :

• Application de TVA à 20 % sur des prothèses exonérées
• Taux de 10 % appliqué à tort sur des matériaux taxés à 20 %
• Absence de ventilation TVA/HT sur les factures mixtes

Erreur n°4 — La tarification incohérente avec le devis validé

Vous avez validé un devis pour une couronne zircone à 185 €, mais la facture affiche 210 €. Pas d'explication, pas de note annexe. C'est la quatrième erreur la plus fréquente : la dérive tarifaire non signalée.

Elle peut être involontaire (erreur de grille de prix dans le logiciel laboratoire) ou progressive (augmentation tarifaire non communiquée formellement). Dans les deux cas, vous payez plus que ce à quoi vous avez consenti.

Erreur n°5 — La double facturation

Moins fréquente mais particulièrement dommageable : la double facturation d'un même acte. Elle survient généralement dans trois contextes :

• Un travail réalisé en plusieurs étapes (essayage + livraison finale) facturé deux fois comme s'il s'agissait de deux commandes distinctes
• Un travail renvoyé pour correction, refacturé à la livraison sans annulation de la première facture
• Une erreur de doublonnage dans le logiciel de facturation du laboratoire

La méthode de contrôle en 5 minutes par facture

Vous n'avez pas le temps de passer 30 minutes sur chaque facture. Voici une méthode rapide et efficace :

• Étape 1 — Vérifier les mentions légales obligatoires (SIRET, TVA, échéance)
• Étape 2 — Croiser chaque ligne avec le bon de commande correspondant
• Étape 3 — Vérifier l'application correcte de la TVA
• Étape 4 — Comparer les tarifs avec votre grille de référence
• Étape 5 — Rechercher les éventuels doublons avec les factures du mois précédent

En résumé

Les erreurs sur les factures laboratoire sont fréquentes, souvent involontaires, mais toujours coûteuses. Un cabinet qui vérifie systématiquement ses factures selon la méthode décrite ci-dessus récupère en moyenne 1 500 à 3 000 € par an — sans changer de laboratoire, sans négocier, simplement en contrôlant ce qui est dû.

La prochaine étape ? Structurer votre procédure de contrôle avec un guide étape par étape, que nous détaillons dans l'article suivant.